GDPR
GDPR
Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje, když navštívíte webové stránky ardentaria.com, nakupujete nábytek, kontaktujete zákaznickou podporu nebo využíváte související služby. Při zpracování osobních údajů dodržujeme obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), příslušné právní předpisy České republiky a další platné právní předpisy Evropské unie.
Naším cílem je srozumitelně vysvětlit, jaké osobní údaje můžeme zpracovávat, za jakými účely, na jakém právním základě, po jakou dobu a jaká práva máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů související s návštěvou webových stránek, nákupem nábytku, doručováním objednávek a komunikací se zákaznickou podporou, včetně nákupu kancelářského nábytku, nábytku do obývacího pokoje a nábytku do ložnice. Konkrétní rozsah působnosti závisí na skutečně poskytovaných službách a používaných technologiích.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je fyzická nebo právnická osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Před zveřejněním těchto zásad je nutné doplnit a ověřit úplnou právní identitu skutečného správce. Samotný název webových stránek ani kontaktní adresa neumožňují určit úplný právní název správce.
Zákaznickou podporu můžete kontaktovat prostřednictvím následujících údajů:
Webové stránky: ardentaria.com
E-mail: info@ardentaria.com
Telefon: +1 (443) 436-7924
Adresa: 5211 Bosworth Ave, Gwynn Oak, MD 21207, United States
Provozní doba zákaznické podpory: pondělí až pátek, 09:00–18:00, časové pásmo Europe/Prague
Před zveřejněním těchto zásad je nutné doplnit úplnou identitu skutečného správce údajů a ověřit, zda existují další informační povinnosti, například povinnost určit zástupce v Evropské unii nebo poskytnout kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO).
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na tom, jakým způsobem používáte webové stránky a související služby. Údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro příslušné účely.
Identifikační a kontaktní údaje
Při zadávání objednávky nebo při komunikaci s námi můžeme zpracovávat následující údaje:
jméno a příjmení;
e-mailovou adresu;
telefonní číslo;
fakturační a doručovací adresu.
Údaje o objednávkách
V průběhu nákupu můžeme zpracovávat údaje potřebné k evidenci a vyřízení objednávky, například číslo objednávky, zakoupené zboží, ceny produktů, stav objednávky, informace o doručení a související záznamy komunikace.
Údaje související s platbami
V nezbytném rozsahu můžeme obdržet informace o stavu platby, identifikační údaje transakce nebo jiné nezbytné informace předávané poskytovatelem platebních služeb. Konkrétní rozsah údajů závisí na skutečně používaném způsobu platby.
Tyto zásady nepředpokládají, že přímo shromažďujeme nebo uchováváme úplné údaje o platebních kartách. Skutečný průběh plateb a související zpracování údajů je nutné ověřit podle používaných služeb.
Informace z komunikace se zákaznickou podporou
Když nás kontaktujete, můžeme zpracovávat obsah vašich zpráv, kontaktní údaje, které nám dobrovolně poskytnete, a informace nezbytné pro vyřízení dotazů, stížností, žádostí o vrácení zboží nebo jiných záležitostí souvisejících s objednávkami.
Technické informace a údaje o používání webových stránek
Při návštěvě webových stránek mohou být v závislosti na skutečném technickém nastavení zpracovávány určité technické informace, například IP adresa, informace o prohlížeči a zařízení, čas přístupu a záznamy protokolů používané k zajištění provozu a bezpečnosti webových stránek.
Údaje získávané prostřednictvím souborů cookie
Pokud webové stránky používají soubory cookie nebo podobné technologie, mohou tyto technologie zpracovávat informace o nastavení webových stránek, jejich používání nebo jiné online aktivitě. Konkrétní používané technologie, účely zpracování, doby uchovávání a požadavky na souhlas musí odpovídat skutečnému technickému nastavení webových stránek a zásadám používání souborů cookie.
Ne všechny výše uvedené kategorie údajů se týkají každého návštěvníka. Skutečný rozsah zpracování závisí na konkrétním jednání uživatele, nastavení webových stránek a právním základu příslušného zpracování.
3. Proč osobní údaje zpracováváme a jaký je právní základ
Osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní a legitimní účely a příslušný právní základ určujeme v souladu s článkem 6 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Zpracování objednávek a plnění smlouvy
Za účelem přijetí, potvrzení a vyřízení objednávek, komunikace se zákazníky o stavu objednávek a zajištění doručení zboží můžeme osobní údaje zpracovávat na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
Platby a související administrativní úkony
Údaje nezbytné pro zpracování a evidenci plateb mohou být podle konkrétního účelu a skutečného průběhu platby zpracovávány za účelem plnění smlouvy nebo splnění právní povinnosti.
Plnění právních povinností
Pokud nám právní předpisy ukládají povinnost uchovávat nebo poskytnout určité údaje, můžeme je zpracovávat na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Může se jednat například o plnění účetních a daňových povinností nebo o zákonné povinnosti reagovat na požadavky příslušných orgánů, pokud se na nás vztahují.
Zákaznická podpora a vyřizování požadavků
Osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem odpovídání na dotazy, poskytování informací o objednávkách, vyřizování stížností a zpracování požadavků souvisejících s nákupem. V závislosti na konkrétní situaci může být právním základem plnění smlouvy, provedení opatření před uzavřením smlouvy, splnění právní povinnosti nebo náš oprávněný zájem na řádném vyřizování zákaznických požadavků.
Provoz a zabezpečení webových stránek
Pokud je to nezbytné pro zajištění bezpečnosti webových stránek, prevenci zneužití nebo ochranu oprávněných zájmů, můžeme související údaje zpracovávat na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Takové zpracování musí být nezbytné a musí náležitě zohledňovat vaše práva a svobody.
Marketingové a analytické technologie
Pokud skutečně používáme marketingové nástroje, analytické technologie nebo jiné nepovinné sledovací nástroje, zpracováváme související údaje pouze za podmínek stanovených platnými právními předpisy. Pokud právní předpisy vyžadují souhlas, zpracováváme údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a dodržujeme příslušné požadavky na souhlas s ukládáním informací do zařízení uživatele nebo s přístupem k nim.
Samotná návštěva webových stránek nebo dokončení objednávky neznamená, že automaticky souhlasíte s marketingem nebo s nepovinným sledováním.
Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním, samo o sobě však neovlivňuje zpracování založené na jiném právním základu.
Pro každou skutečně prováděnou činnost zpracování je nutné samostatně určit odpovídající právní základ. Nelze předpokládat, že veškeré zpracování osobních údajů je založeno na souhlasu, ani se ve všech případech odvolávat na oprávněný zájem.
4. Objednávky, platby a doručení
Při nákupu nábytku můžeme osobní údaje používat k přijetí a evidenci objednávek, komunikaci se zákazníky, zajištění plateb a doručení zboží na určenou adresu.
V rozsahu nezbytném pro tyto účely můžeme zpracovávat následující informace:
identifikační a kontaktní údaje zákazníka;
objednané zboží a jeho cenu;
fakturační a doručovací adresu;
stav objednávky a informace o doručení;
nezbytné platební údaje a informace o transakcích.
Pokud je pro vyřízení objednávky nutné využít externí platební nebo doručovací služby, můžeme příslušným poskytovatelům předat údaje nezbytné pro zajištění dané služby. Konkrétní příjemce údajů a jeho právní postavení musí odpovídat skutečnému provoznímu modelu.
Pokud zákazník podá dotaz, stížnost, žádost o vrácení zboží nebo o vrácení peněz, můžeme nezbytné údaje dále zpracovávat za účelem vyřízení dané záležitosti a splnění souvisejících právních povinností.
Rozsah zpracování osobních údajů musí být omezen na míru nezbytnou pro dosažení příslušného účelu. Samotné získání údajů o objednávce neznamená, že je automaticky použijeme k jiným účelům; jakékoli další použití musí mít odpovídající právní základ.
5. Komu můžeme osobní údaje zpřístupnit
Osobní údaje zpřístupňujeme příslušným příjemcům pouze tehdy, je-li to nezbytné pro dosažení příslušného účelu a existuje-li odpovídající právní základ.
V závislosti na skutečném způsobu provozu webových stránek mohou mezi příjemce patřit následující kategorie:
Poskytovatelé doručovacích a logistických služeb: mohou obdržet informace nezbytné pro doručení objednaného zboží, pokud se na jeho doručení podílejí.
Poskytovatelé platebních služeb: mohou obdržet příslušné údaje, pokud zajišťují zpracování plateb nebo poskytují nezbytné informace o transakcích.
Poskytovatelé hostingu a technických služeb: mohou získat nezbytné údaje, pokud zajišťují provoz, údržbu nebo zabezpečení webových stránek.
Odborní poradci a další poskytovatelé služeb: mohou obdržet nezbytné údaje, pokud je jejich zapojení skutečně potřebné a má zákonný základ.
Orgány veřejné moci a další subjekty oprávněné přijímat údaje ze zákona: mohou obdržet příslušné informace, pokud nám jejich poskytnutí ukládá zákon nebo pokud příslušný orgán předloží zákonný požadavek.
Konkrétní příjemci závisí na skutečně využívaných službách. Jejich totožnost a právní postavení je nutné před zveřejněním těchto zásad ověřit.
Pokud externí poskytovatel zpracovává osobní údaje naším jménem a podle našich pokynů, může být zpracovatelem ve smyslu GDPR. Pokud sám určuje konkrétní účely a prostředky zpracování, může být samostatným správcem. Jeho právní postavení je nutné posuzovat podle skutečných okolností, nikoli pouze podle označení ve smlouvě nebo druhu poskytované služby.
V případech vyžadovaných GDPR musíme vztah se zpracovateli upravit odpovídající smlouvou nebo jiným právně přípustným způsobem. Přístup k osobním údajům musí být omezen na nezbytný rozsah.
6. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k dosažení příslušného účelu zpracování nebo po dobu stanovenou platnými právními předpisy.
Konkrétní doba uchovávání závisí na kategorii údajů, účelu zpracování, právních povinnostech a skutečné potřebě chránit nebo uplatňovat právní nároky.
Při určování doby uchovávání je nutné rozlišovat následující kategorie:
Údaje o objednávkách: uchovávají se po dobu potřebnou k vyřízení objednávky, vyřízení souvisejících zákaznických požadavků a ochraně nezbytných právních nároků.
Účetní a daňové doklady: pokud se na ně vztahují příslušné právní předpisy, uchovávají se po dobu stanovenou zákonem.
Záznamy komunikace se zákaznickou podporou: uchovávají se po dobu nezbytnou k vyřízení příslušného požadavku, splnění souvisejících povinností nebo ochraně oprávněných zájmů.
Technické protokoly: uchovávají se podle skutečného nastavení systémů po dobu nezbytnou pro konkrétní provozní nebo bezpečnostní účely.
Údaje získávané prostřednictvím souborů cookie: uchovávají se po dobu stanovenou pro konkrétní technologii a v souladu s příslušnými právními požadavky.
Konkrétní doby uchovávání a mechanismy mazání nebo anonymizace musí odpovídat skutečné praxi. Po uplynutí doby uchovávání údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud neexistuje jiný zákonný důvod pro jejich další uchovávání.
7. Předávání osobních údajů do třetích zemí
Někteří poskytovatelé služeb mohou působit mimo Evropský hospodářský prostor nebo mohou přistupovat k osobním údajům z území mimo tento prostor. Zda k takovému předávání dochází, závisí na skutečném sídle správce, používaných systémech a zapojených poskytovatelích služeb.
Samotná skutečnost, že je v kontaktních údajích uvedena adresa ve Spojených státech, neprokazuje, že jsou osobní údaje nutně předávány do USA.
Pokud jsou osobní údaje skutečně předávány do třetí země, je nutné ověřit, zda se na dané předání vztahuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, nebo zda jsou splněny jiné podmínky pro předávání podle kapitoly V GDPR, například použití vhodných záruk.
Pokud se používají standardní smluvní doložky nebo jiné záruky, je nutné ověřit, zda byly skutečně zavedeny a zda se vztahují na příslušné předávání. V případě potřeby je třeba posoudit také nutnost přijetí dodatečných opatření.
Konkrétní dotčené země, příjemci, mechanismy předávání a záruky musí být určeny podle skutečného stavu ověřeného před zveřejněním těchto zásad. Dokud toto ověření nebude dokončeno, nelze tvrdit, že jsou údaje uchovávány výhradně na území Evropské unie ani že jsou všechna předání chráněna konkrétním mechanismem zajišťujícím odpovídající úroveň ochrany.
8. Soubory cookie a podobné technologie
V závislosti na skutečném technickém nastavení webových stránek můžeme používat soubory cookie nebo podobné technologie.
Tyto technologie mohou podle své funkce sloužit k zajištění základních funkcí webových stránek, zapamatování uživatelských nastavení nebo k jiným účelům, které jsou skutečně využívány.
Při ukládání informací do zařízení uživatele nebo při přístupu k nim je nutné dodržovat příslušné právní požadavky, včetně získání souhlasu, pokud jej právní předpisy vyžadují. Pokud soubory cookie nebo související technologie zahrnují zpracování osobních údajů, musí být v souladu s GDPR určen také příslušný právní základ.
Nezbytné a nepovinné technologie je nutné posuzovat odděleně. Samotná návštěva webových stránek se nepovažuje za souhlas s používáním nepovinných analytických nebo marketingových technologií.
Podrobné informace o skutečně používaných souborech cookie, jejich účelech, době uchovávání a způsobu správy souhlasů budou uvedeny v zásadách používání souborů cookie. Oba dokumenty musí být vzájemně konzistentní a odpovídat skutečnému technickému nastavení webových stránek.
Pokud webové stránky používají nástroj pro správu souhlasů, mohou jeho prostřednictvím uživatelé upravovat příslušná nastavení v rozsahu, který tento nástroj podporuje.
9. Vaše práva
Podle GDPR máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů následující práva. Konkrétní podmínky uplatnění každého práva závisí na dané situaci a příslušném právním základu zpracování.
Právo na přístup
Máte právo získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje. Pokud je zpracováváme, máte právo získat k těmto údajům přístup a obdržet informace o jejich zpracování v rozsahu stanoveném GDPR.
Právo na opravu
Máte právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů a v případech, kdy je to relevantní vzhledem k účelu zpracování, také doplnění neúplných údajů.
Právo na výmaz
Za podmínek stanovených GDPR můžete požadovat výmaz osobních údajů. Toto právo však není absolutní. Například pokud je další zpracování nezbytné ke splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků, nemusí být možné příslušné údaje vymazat.
Právo na omezení zpracování
V případech stanovených GDPR můžete požadovat omezení zpracování osobních údajů. Může se jednat například o situaci, kdy zpochybňujete přesnost údajů nebo kdy po vznesení námitky proti zpracování potřebujeme posoudit, zda existují oprávněné důvody pro pokračování ve zpracování.
Právo na přenositelnost údajů
Pokud jsou splněny podmínky stanovené GDPR, máte právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně požadovat jejich předání jinému správci.
Toto právo se vztahuje pouze na údaje a činnosti zpracování, které splňují příslušné podmínky. Zpravidla se vyžaduje, aby bylo zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhalo automatizovaně.
Právo vznést námitku
Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, můžete za podmínek stanovených GDPR vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace.
Po obdržení námitky musíme posoudit, zda existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo zda je zpracování nezbytné pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoli vznést námitku proti tomuto zpracování. Po vznesení námitky již vaše osobní údaje nesmíme pro tento účel přímého marketingu zpracovávat.
Právo odvolat souhlas
Pokud je zpracování osobních údajů založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat.
Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním a nemění právní základ jiných činností zpracování, které jsou založeny například na plnění smlouvy nebo právní povinnosti.
Právo nebýt předmětem některých automatizovaných rozhodnutí
Za podmínek stanovených GDPR máte právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýká, s výjimkou případů stanovených GDPR.
Toto ustanovení neznamená, že naše webové stránky takové automatizované rozhodování nebo profilování skutečně používají.
Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR, můžete podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu pro ochranu osobních údajů. V souladu s GDPR můžete za splnění příslušných podmínek podat stížnost dozorovému úřadu v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu práce nebo místa, kde došlo k údajnému porušení.
Jak můžete svá práva uplatnit
Žádosti týkající se osobních údajů nám můžete zasílat na následující e-mailovou adresu:
info@ardentaria.com
Abychom mohli vaši žádost řádně vyřídit, můžeme v případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele požadovat doplňující informace nezbytné k ověření totožnosti. Ověření totožnosti musí být přiměřené a omezené na nezbytný rozsah.
Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu v souladu s GDPR. Odpověď obvykle poskytneme do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
Pokud je to vzhledem ke složitosti a počtu žádostí nezbytné, lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce. O prodloužení a jeho důvodech vás budeme informovat ve lhůtě stanovené GDPR.
Pokud vaší žádosti nelze vyhovět, sdělíme vám v příslušné lhůtě důvody a informujeme vás o právu podat stížnost dozorovému úřadu nebo využít soudní ochranu. Za podmínek stanovených GDPR můžeme odmítnout vyřídit žádosti, které jsou zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména pokud se opakují.
Uplatnění práv podle GDPR je zpravidla bezplatné. Výjimky lze uplatnit pouze v případech stanovených právními předpisy.
10. Zabezpečení osobních údajů
Ochrana osobních údajů vyžaduje vhodná technická a organizační opatření. Jejich přiměřenost se určuje s ohledem na povahu údajů, účely zpracování a rizika pro práva a svobody fyzických osob.
V souladu se skutečně zavedenými postupy je nutné chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, náhodnou ztrátou, zničením, změnou nebo jiným protiprávním zpracováním.
Konkrétní bezpečnostní opatření musí vycházet ze skutečně zavedených technických a organizačních postupů. Bez ověření nelze tvrdit, že používáme konkrétní šifrovací technologie, bezpečnostní certifikace, systémy interních auditů nebo jiná specifická bezpečnostní řešení.
Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, přijmeme opatření odpovídající platným právním předpisům.
Pokud jsou splněny zákonné podmínky pro oznámení dozorovému úřadu, musíme porušení oznámit ve lhůtě stanovené GDPR. Pokud může porušení zabezpečení osobních údajů vést k vysokému riziku pro práva a svobody fyzických osob, musíme v případech, kdy to vyžaduje zákon a neuplatní se výjimka podle GDPR, informovat také dotčené osoby.
11. Jak nás kontaktovat
Pokud máte dotazy týkající se zpracování osobních údajů, chcete uplatnit svá práva podle GDPR nebo potřebujete informace o konkrétních činnostech zpracování, můžete nás kontaktovat následujícími způsoby:
E-mail: info@ardentaria.com
Telefon: +1 (443) 436-7924
Kontaktní adresa: 5211 Bosworth Ave, Gwynn Oak, MD 21207, United States
Pracovní doba zákaznického servisu: pondělí až pátek, 09:00–18:00 (Europe/Prague, tedy místní čas v České republice).
Pokud chcete uplatnit svá práva podle GDPR, doporučujeme nás kontaktovat na adrese info@ardentaria.com a v předmětu e-mailu uvést, že se jedná o žádost týkající se osobních údajů.
Pokud je vzhledem ke skutečné právní struktuře nutné uvést samostatné kontaktní údaje správce, pověřence pro ochranu osobních údajů nebo zástupce v Evropské unii, je třeba tyto informace doplnit před zveřejněním zásad.
12. Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR, máte podle článku 77 GDPR právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu.
Orgánem odpovědným za dohled nad ochranou osobních údajů v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).
Oficiální webové stránky:
https://uoou.gov.cz/
Kontaktní údaje úřadu a informace o způsobu podání stížnosti jsou dostupné na jeho oficiálních webových stránkách.
Kontaktní údaje:
Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika
E-mail: posta@uoou.gov.cz
Telefon: +420 234 665 111
Kontaktní stránka: https://uoou.gov.cz/kontakt
Možnost podat stížnost českému dozorovému úřadu je nutné posoudit podle příslušných pravidel GDPR o určení příslušného dozorového úřadu. V závislosti na konkrétní situaci mohou mít pravomoc také dozorové úřady jiných členských států Evropské unie.
Samotná skutečnost, že webové stránky doručují zboží zákazníkům v České republice, neznamená, že veškeré záležitosti týkající se ochrany osobních údajů spadají výhradně do pravomoci českého dozorového úřadu.
Podání stížnosti dozorovému úřadu nemá vliv na vaše právo využít další dostupné právní prostředky ochrany.
13. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat, pokud dojde ke změnám ve způsobu zpracování osobních údajů, v technickém provozu webových stránek nebo v příslušných právních požadavcích.
Aktualizovaná verze bude zveřejněna na webových stránkách. Pokud to vyžadují právní předpisy nebo povaha změn, poskytneme také další vhodné informace.
Před zveřejněním je nutné doplnit a ověřit datum účinnosti těchto zásad. Aktualizace zásad nezbavuje správce povinnosti zajistit, aby zpracování osobních údajů mělo platný právní základ a bylo v souladu s příslušnými právními předpisy.